調(diào)查顯示，人們用在會議上的時間占工作時間的37%，是企業(yè)信息分享與達成決策必不可少的溝通方式。然而召喚開會議帶來的時間成本和支出逐漸成為企業(yè)的負擔。提高會議有效性，節(jié)約會議時間，降低會議成本，是擺在企業(yè)管理者面前不容忽視的痛點，這一問題在后疫情時代尤為凸顯。

艾藝為客戶打造的「企業(yè)會議管理系統(tǒng)」，讓會議查詢、會議發(fā)起、會議預定、信息發(fā)布、會議回執(zhí)、會議紀要等流程通過PC Pad即可輕松實現(xiàn)。降本增效，形成高效、智能的會議管理模式。

項目背景

客戶為全球頭部智能移動設備制造品牌，隨著經(jīng)營范圍不斷擴大，業(yè)務增多，服務中心門店遍布各個城市，需要通過大量會議完成各項決策，領導品牌發(fā)展。為了解決傳統(tǒng)會議的高成本、低效率問題，艾藝為其打造「企業(yè)會議管理系統(tǒng)」，讓會議管理數(shù)字化、智能化。

客戶痛點

• 會議繁多

缺乏有效的會議管理系統(tǒng)，造成各級會議缺乏邏輯，時間節(jié)點易混淆。

• 成本高昂

需要安排專人管理會議，安排時間，常發(fā)生多部門預約同一間會議室。

• 資源浪費

會議缺少完整的會議紀要，會議后落實效果不理想，造成管理資源浪費。

解決方案

管理端-多平臺會議管理

包含用戶端、管理端、Pad端多個平臺，圍繞會議前管理、信息發(fā)布、會議中、會議后等全場景，與會議大屏、簽到設備聯(lián)動集成，實現(xiàn)會議會流程數(shù)字化、一體化。

管理端-會議模板

根據(jù)不同層級、不同類型的會議需求，提前設置自定義會議模板，便于管理者一鍵輸出會議信息，快速發(fā)布會議信息，減少時間成本。

管理端-可視化地圖

將各樓層的會議室狀態(tài)以地圖形式呈現(xiàn)，點擊即可查看當天會議安排，讓大量的會議安排變得有序，大大提升會議管理效率。

管理端-會議看板

會議看板以日歷式直觀展現(xiàn)在管理者面前，會議時間、地點等內(nèi)容“一板了然”，避免時間沖突和爭搶會議室的現(xiàn)象。

用戶端-會議預約

用戶通過PC或移動設備即可完成會議預約，各會議室的容納人數(shù)、會議室環(huán)境、設備等信息一鍵查看。

用戶端-會議設置

用戶端可自定義會議提醒設置，包含會議開始前提醒和周期性提醒，桌牌、坐次、會議服務等信息都可在預約環(huán)節(jié)中完成。

用戶端-會議取消

會議開始前支持隨時取消會議預約，并通知所有參會人員。若會議室因設備問題等特殊原因無法正常使用，也會通知用戶另選會議室預約。

用戶端-智能轉錄

接入語音識別轉錄系統(tǒng)，可根據(jù)客需求設置多國語音，讓遠程和與會者隨時掌握會議內(nèi)容，提升會議后的落地效果。

項目設計

管理端-會議室管理

管理端-節(jié)日單管理

管理端-會議模板管理

管理端-會議素材管理

用戶端-會議預約管理

用戶端-會議信息查詢

項目價值

• 多端協(xié)同，大幅提升會議組織與會議管理效率

• 整合會議資源，讓會議管理更高效，節(jié)省成本

• 智能簽到、保障會議規(guī)范，加速信息流轉

• 加強綜合管控，實現(xiàn)會前、會中、會后全流程閉環(huán)管理

• 智能提醒與信息統(tǒng)計，提升會議效果

項目總結

無論是后疫情時代的會議需求，亦或是低碳化趨勢，數(shù)字化會議系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理已成為未來選擇。艾藝為客戶打造的數(shù)字化會議管理系統(tǒng)，融合客戶管理端和用戶端的會議場景，涵蓋會前準備、會中管理、會后跟進會流程智能會議管理系統(tǒng)，滿足中大型政企的日常會議管理需求，讓會議管理智能、高效、降本。