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行政費用控制管理辦法(行政費用控制管理辦法最新)

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行政費用控制管理辦法(行政費用控制管理辦法最新)

行政費用控制管理辦法

  1. 目的

為了明確列入行政管理的費用項目,建立健全行政類費用管控的方式方法,指導(dǎo)行政部門在費用管控按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行費用管控工作。

  1. 適用范圍

本辦法適用于股份公司及各子公司行政部的日常行政費用管理工作。

  1. 列入行政費用管理明細及管控方式

建立健全各類行政類費用的管理措施,通過“分級限標(biāo)”統(tǒng)一設(shè)定費用限制標(biāo)準(zhǔn);通過對固定性支出費用進行“總額預(yù)警”,總額控制,超標(biāo)預(yù)警;“先審批后支出,誰審批誰負責(zé)”的流程管控,扎口管理環(huán)節(jié)和職責(zé);

梳理與統(tǒng)一各地行政管理環(huán)節(jié)中的費用明細,有利于后續(xù)行政類費用數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理與分析,根據(jù)股份行政部門分類類別及明細如下:

序號

費用類別

費用項目

分級限標(biāo)

總額/預(yù)警

流程管控

1

業(yè)務(wù)招待類

香煙費用

2

酒水費用

3

招待費用

4

接待用品

5

禮品費用

6

差旅車輛類

機票費用

7

滴滴打車

8

車輛費用

9

車輛維修保養(yǎng)

10

機動車保險費

11

行政辦公類

辦公用品

12

清潔用品

13

電腦配件

14

綠植租擺

15

企劃廣告費

16

零星維修費

17

快遞物流類

快遞費

18

通訊信息類

移動費用

19

電信費用

20

其他類

工會費

21

福利費

22

知識產(chǎn)權(quán)專利費

注:①各地行政因?qū)俚夭町愑衅渌M用另行補充。②不包含未經(jīng)行政管理環(huán)節(jié)的費用。

  1. 業(yè)務(wù)招待類費用管控

業(yè)務(wù)招待類費用主要分為來訪禮節(jié)性接待及業(yè)務(wù)拓展商務(wù)洽談?wù)写M用,來訪接待行政部門應(yīng)依照嚴格的分級標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。因業(yè)務(wù)拓展、商務(wù)洽談而產(chǎn)生的招待費用應(yīng)另行登記。

區(qū)分

執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

一般辦理流程

來訪招待

執(zhí)行相應(yīng)的接待等級標(biāo)準(zhǔn)

發(fā)起人-行政部-相關(guān)各部門負責(zé)人-條線副總審批-行政

采購銷售

納入采購、銷售部門業(yè)績

業(yè)務(wù)發(fā)起人-業(yè)務(wù)部門負責(zé)人-條線副總審批-行政執(zhí)行

行政部門應(yīng)區(qū)分登記上述兩項不同性質(zhì)的費用明細,并每月底將采購、銷售招待費用提交至部門負責(zé)人處,用于業(yè)務(wù)部門業(yè)績提成費用相關(guān)參考。

  1. 分級限標(biāo)

公司來訪招待事務(wù)堅持分級限標(biāo),按照來訪重要級別劃分費用標(biāo)準(zhǔn),各地部門及行政結(jié)合實際情況在限定標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)執(zhí)行,特殊標(biāo)準(zhǔn)須副總級以上審批。

級別

對象

香煙

酒水

餐飲

住宿

用品

禮品

貴賓級

集團高層領(lǐng)導(dǎo)出席接待

黃金葉 (天葉、細支) (標(biāo)準(zhǔn)98元)

五糧液、茅臺

星級酒

(不限標(biāo)準(zhǔn))

五星級(喜來登、馬兒島酒店)

水果

不限制

重要級

子公司/條線領(lǐng)導(dǎo)副總出席接待

黃金葉(天葉)、軟中華(標(biāo)準(zhǔn)65-98元)

夢之藍M6,五糧液(標(biāo)準(zhǔn)700-1000元)

外部酒店:(標(biāo)準(zhǔn)不超過300元/人次)

三星級協(xié)議(國際大酒店)(標(biāo)準(zhǔn)不超過450元/間)

茶水

服裝、禮盒(500-1000元)

普通級

部門經(jīng)理負責(zé)人出席接待

硬中華(標(biāo)準(zhǔn)不超過為45元/人)

天之藍(標(biāo)準(zhǔn)不超過350元/瓶)

外部就餐(標(biāo)準(zhǔn)不超過150元/人次)

快捷級協(xié)議(亞朵、快捷酒店)(標(biāo)準(zhǔn)不超過200元/間)

茶水

禮盒小品(標(biāo)準(zhǔn)不超過400元/人次)

注:一般正常業(yè)務(wù)往來的業(yè)務(wù)員、工作人員不進行業(yè)務(wù)招待活動。個別情況以紅杉樹煙。

接待香煙、酒水應(yīng)當(dāng)限定4-5個品種。香煙品種依次為:硬中華(45元)、軟中華(65元)、黃金葉天葉及細只(98元);酒水品種依次為:天之藍(350元)、夢之藍M6(720元)、五糧液、茅臺。另個別情況采用紅杉樹蘇煙(22元)、海之藍(160元)。

  1. 流程管控

副總級以上領(lǐng)取貴重禮品發(fā)起經(jīng)過總經(jīng)理審核,進入行政安排。副總級其他招待用品直接進入行政安排。

其他人員按接待級別申請相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)煙酒禮品,普通級接待超標(biāo)準(zhǔn)申請需行政部再次確認,現(xiàn)有超標(biāo)準(zhǔn)先例需重新申請,禮品贈送時煙、酒、禮盒只選擇一樣。

1.1香煙

①小于等于5包香煙(限定硬中華):發(fā)起人—部門審核—行政安排

會議工作煙在結(jié)束后多余香煙(含開包煙)需上交行政并登記實際使用。

②大于5包香煙及其他禮品:發(fā)起人—部門審核—總經(jīng)理審核—行政安排

1.2 酒水:發(fā)起人—部門審核—分管副總審核—行政安排

就餐時,如有煙、酒、飲料等物品需求的,由接待歸口部門在RAP信息系統(tǒng)行政管理類中填寫《禮品領(lǐng)用清單》,按流轉(zhuǎn)程序完成后到行政部領(lǐng)取。禁止通過酒店等其他途徑取得.就餐結(jié)束后需清點煙酒,多余經(jīng)辦人當(dāng)天退回。

1.3 餐飲:公司業(yè)務(wù)接待食宿統(tǒng)一由公司安排,接待歸口部門應(yīng)提前在RAP信息系統(tǒng)行政管理類中填寫《就餐申請單》,按需求選擇內(nèi)部或外部就餐,經(jīng)部門經(jīng)理審核、分管副總批準(zhǔn)后,分別由后勤部或行政部登記并統(tǒng)一安排。申請人應(yīng)提前一天流轉(zhuǎn)《就餐申請單》,并注明來訪人有特殊飲食習(xí)慣的,如遇特殊情況,需經(jīng)分管副總通知行政部或后勤部。事后兩天之內(nèi)補辦手續(xù),否則接待費用不予報銷。

1.4 接待用餐原則上由部門負責(zé)人以上人員負責(zé)安排陪同,陪同人員不可超過3人。若同一天多單位、多部門來訪,可由行政部或后勤部提出建議并餐,經(jīng)相應(yīng)部門同意后安排并餐。

1.5 所有外部餐飲招待預(yù)定需經(jīng)行政部門通知指定餐飲商家為準(zhǔn),并依據(jù)接待檔次費用標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定菜單,以確定菜單總價為簽單金額結(jié)算。

1.6住宿:除公司高層領(lǐng)導(dǎo)接待以外,凡需接待住宿需求應(yīng)在《就餐申請單》中提前審批,由行政部依據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一安排公司協(xié)議酒店辦理入住,同性別相同低級別人員住宿默認安排標(biāo)間標(biāo)準(zhǔn)。

1.7 接待會議中僅限高層領(lǐng)導(dǎo)副總級以上接待規(guī)格安排水果及茶點,其余接待會議由行政部統(tǒng)一安排茶水。

5、差旅車輛類費用管控

本類費用未包含員工差旅過程中的火車、汽車公共交通、住宿、招待費用。具體規(guī)范詳見《員工差旅管理制度》。

  1. 分級限標(biāo)及總額控制

針對公司行政部統(tǒng)一管理的機票預(yù)訂、滴滴打車,分級限標(biāo)規(guī)定如下:

序號

職務(wù)級別

交通

網(wǎng)約車

住宿

誤餐費

飛機

火車

當(dāng)天往返

當(dāng)天不往返

1

總經(jīng)理、副總、財務(wù)總監(jiān)、董秘、子公司總經(jīng)理、總工

實報實銷

實報實銷

實報實銷

2

監(jiān)事會主席、子公司副總、總經(jīng)理助理

經(jīng)濟艙

二等座

實報實銷

400元/間/天

20元/餐

70元/天

3

經(jīng)理、副經(jīng)理、車間主任

經(jīng)濟艙

二等座

100元/日

300元/間/天

4

車間副主任(含)以下級別人員,包括公司業(yè)務(wù)員

經(jīng)濟艙

二等座

50元/日

200元/間/天

注:①比價搭乘飛機:在非緊急出差情況下,當(dāng)機票價低于同時間火車票價可選擇搭乘飛機,當(dāng)差旅距離超過8小時火車車程可選擇搭乘飛機。選擇火車的方式,車程超8小時并在火車上過夜(晚十點至早六點)可購買臥鋪。

②網(wǎng)約車:當(dāng)?shù)胤焦步煌ù_實不便,可審批上級領(lǐng)導(dǎo)后遠距離打車,但最高限額100元/日次,約30公里。不得非必要超遠距離網(wǎng)約車行程。

③公務(wù)車:非必要(除疫情、攜帶重品、陪同客人、四人同行)經(jīng)理級(含)以下不得超遠距離(超300公里)使用公務(wù)車輛,可選擇高鐵等公共交通。

④超一類城市:因需要在北京、上海、廣州、深圳住宿,住宿標(biāo)準(zhǔn)可提高100元/天。同性別相同級別人員住宿應(yīng)安排標(biāo)間標(biāo)準(zhǔn)。

  1. 流程管控
  2. 計劃出差人員需預(yù)定機票時,必須至少提前一周通知行政部,由行政部統(tǒng)一辦理票務(wù)事宜,固定出差人員提倡提前一周做好出差規(guī)劃。緊急情況需公司高層領(lǐng)導(dǎo)授意同意后方可訂購機票。

(流程:發(fā)起人——部門審核——分管副總(有條線副總的先到各自條線副總審核)——總經(jīng)理審核——行政安排——發(fā)起人知悉)

  1. 因個人原因?qū)е碌臋C票退票費、改簽費等由當(dāng)事人個人承擔(dān)。
  2. 行政部可根據(jù)差旅人員出差計劃和緊急性,在綜合比較價格及行程時間后,根據(jù)成本最優(yōu)原則,可建議改換交通方式及搭乘換乘方式。
  3. 各部門因公使用車輛時,應(yīng)提前申請,統(tǒng)一服從行政部調(diào)度車輛,遵循輕重緩急。市內(nèi)用車需提前半天申請,市外用車,同一地點辦事盡量合并用車。

(流程:發(fā)起人—部門審核—各分管副總條線副總審核均可(銷售部和原料采購部直接進入下節(jié)點)——行政安排車輛 )

  1. 涉及車輛各項手續(xù)辦理、油卡、ETC、保險、保養(yǎng)、維修、年審均由行政部歸口統(tǒng)一管理。及時解決車輛駕駛規(guī)章、違規(guī)及交通事故的處理或處罰。

5.1 針對公司公務(wù)車輛日常維護保養(yǎng)保險費用,實行總額控制。

車型

小保養(yǎng)

大保養(yǎng)

年保費

備注

奧迪

1100元

8000元

6000元

注:定點維修保養(yǎng),不得私自交由第三方進行保養(yǎng)、維修,公對公結(jié)算。

5.2 保養(yǎng)應(yīng)以超過里程數(shù)為保養(yǎng)周期。

5.3 年保費費率低于上一年度,保費險別基本險種,車損險逐年遞減。

5.4 汽車服務(wù)相關(guān)大金額充值(油費)積分等年度兌換納入行政物品倉庫。

6、行政辦公類費用管控

(1)主要為辦公文具用品、辦公耗材、文印耗材、清潔用品、綠植租賃依據(jù)以往費用數(shù)據(jù),統(tǒng)一進行費用總額控制,預(yù)警控制管理。(江陰標(biāo)準(zhǔn))

序號

類別

現(xiàn)狀

總額控制

說明

1

辦公用品(60%為A4紙張)

1200元/月

1000元/月

紙張分部門領(lǐng)用,月度超標(biāo)說明

2

清潔用品(50%為衛(wèi)生紙)

1100元/月

1000元/月

按需領(lǐng)用,月度嚴格控制

3

文印耗材(硒鼓粉盒)

1000元/月

1000元/月

以舊換新,以充代換,嚴格控制

4

綠植租賃(協(xié)議合同)

1800元/月

1200元/月

減少數(shù)量,協(xié)議合同,嚴格控制

注:上述項目費用實行總額控制,月度超出總額控制,行政部需調(diào)查及書面說明原因。

(2)辦公用品定額管理(寧夏標(biāo)準(zhǔn))

領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn):職能管理部門員工入職時,標(biāo)準(zhǔn)配置用品:中性筆、筆記本、文件框、文件夾、筆筒等,限額不超過80元。

公司人員辦公用品費用配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)為:

部門經(jīng)理及以上級別:20元/人/月;

主管、職能部門員工:15元/人/月。

(3)辦公電腦及設(shè)備

辦公計算機分級表(如皋公司版簡化

級別分類

分類說明

價格上限

最低配置標(biāo)準(zhǔn)

使用對象

使用年限

保障使用級

簡單的辦公軟件的使用,RAP系統(tǒng)的基礎(chǔ)使用,無其他使用要求的。對電腦配置基本無要求。

老舊電腦

車間一般生產(chǎn)副主任,填報數(shù)據(jù)人員

8年

基礎(chǔ)配置級

資料的查閱、一般報表或文檔的車間匯總及制作、RAP系統(tǒng)等辦公系統(tǒng)的使用、生產(chǎn)使用的部分軟件系統(tǒng)的電腦試裝等,對電腦配置要求一般。

4000元

4GB內(nèi)存,500GB硬盤,集成顯卡及同級CPU

車間主任,車間設(shè)備分管副主任,儀表電氣副主任,一般辦公人員

6年

專業(yè)要求級

特定工作崗位對顯卡、處理器、硬盤等部件有較高需求,如經(jīng)常編輯并使用工程圖紙;頻繁使用各種網(wǎng)銀助手;存放較大系統(tǒng)鏡像數(shù)據(jù)或安裝使用虛擬系統(tǒng)環(huán)境等,對電腦配置有一定要求。

6000元

8GB內(nèi)存,1TB硬盤,獨立顯卡及同級CPU

技術(shù)部相關(guān)員工、工程施工人員、設(shè)備管理相關(guān)人員、財務(wù)出納、網(wǎng)絡(luò)管理員、各經(jīng)理級、副經(jīng)理級人員

6年

副總經(jīng)理級

工作涉及內(nèi)容廣泛,處理很多文件,使用很多的系統(tǒng)、軟件,在一定程度上體現(xiàn)公司形象,對電腦配置要求較高。

8000元

16GB內(nèi)存,1TB硬盤,獨立顯卡及同級CPU

各級副總經(jīng)理

6年

總經(jīng)理級

工作涉及內(nèi)容廣泛,處理各種文件,頻繁體現(xiàn)公司形象,對電腦配置要求高。

10000元

16GB內(nèi)存,1TB硬盤,獨立顯卡及同級CPU

總經(jīng)理級別

6年

注:①副總級以上可配置獨立的打印機,計算器,筆記本電腦,計算器、訂書機、美工刀、剪刀、文件架、筆筒、水壺。②經(jīng)理級可配置計算器、訂書機、美工刀、剪刀、文件夾。③普通辦事員工統(tǒng)一使用部門公共辦公用品如訂書機、計算器、美工刀、剪刀。部門公共使用打印機、復(fù)印件、掃描機、打孔機。

②經(jīng)批準(zhǔn)配備的計算機由行政部統(tǒng)一登記在冊,寫明配屬性質(zhì)、責(zé)任人、型號、配備時間等,列入移交。

  1. 快遞物流費用管控
  2. 依據(jù)公司業(yè)務(wù)需求不同,物流快遞合作國際業(yè)務(wù)快遞聯(lián)邦快遞、DHL,國內(nèi)快遞EMS、順豐。針對大件寄送應(yīng)當(dāng)走物流。具體快遞寄送應(yīng)根據(jù)國內(nèi)國際和凈重進行區(qū)分。因工作需要,寄件必須通過公司指定的承運單位進行郵寄。

快遞物流單位

業(yè)務(wù)區(qū)分

備注

寄件內(nèi)容

聯(lián)邦快遞

國際業(yè)務(wù)

通用國際

DHL

EMS

國內(nèi)業(yè)務(wù)小件

小件貴重緊急件

文件、票據(jù)

順豐標(biāo)快/特快

文件、票據(jù)、小件包裹

物流

國內(nèi)業(yè)務(wù)大件

大件超重續(xù)費超50元

5KG以上包裹、設(shè)備、產(chǎn)品

郵政

國內(nèi)信件

信件、宣傳冊、卡刊

集中批量信卡冊寄送

(2)寄送產(chǎn)品樣品,相關(guān)人員需將樣品貨品包裝好,統(tǒng)一由交由行政部寄送,并填寫《快遞寄送登記表》,各部門月初依據(jù)行政部匯總寄件明細進行核對。

(3)大宗物品快遞、重型(重量超5KG的物品貨物、產(chǎn)品樣品、材料)底單(或圖文報備)必須交到行政部統(tǒng)一登記保管,用于月初對賬。

(4)公司快件月結(jié)費用中,不再支付一切到付件的費用;每筆到付件費用,均由收件人自行支付。如到付件確實符合公司支付條件的,收件人可向快遞公司索取相應(yīng)費用發(fā)票,將到付件內(nèi)容經(jīng)條線副總審核確認,同意后方可按照公司流程進行報銷。

(5)公司嚴禁公費寄送私人物品,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按單費雙倍處罰。每月月末由行政部提供個人快遞明細表,如有私件寄送應(yīng)在明細表中“私件”一欄注明詳細,各部門負責(zé)人月初依照明細信息核實寄件信息,寄件時應(yīng)當(dāng)填寫對方公司名稱。

(6)每月月初對賬快遞費用明細,各部門相關(guān)人員針對超重續(xù)費超50元的寄件情況必須進行備注說明。

  1. 通訊費用管控

(1)移動話費補貼一律由公司統(tǒng)一充值后,根據(jù)消費金額在帳上扣除。

(2)根據(jù)不同管理層級、不同工種制定相關(guān)人員享受話費補貼標(biāo)準(zhǔn),將話費補貼的范圍及享受的標(biāo)準(zhǔn)公布如下:(202107版)

職務(wù)級別

補貼標(biāo)準(zhǔn)

技術(shù)工程師、儲運班長、生產(chǎn)調(diào)度副經(jīng)理、倉儲中心主任、駕駛員。

限額35-50元/月

生產(chǎn)副總、技術(shù)副總、各產(chǎn)品部經(jīng)理、設(shè)備部經(jīng)理副經(jīng)理、機電儀部副經(jīng)理、質(zhì)管部經(jīng)理、安環(huán)部經(jīng)理副經(jīng)理、安環(huán)部經(jīng)理助理、財務(wù)部融資專員、發(fā)運經(jīng)理助理、發(fā)運處主任、單證物流部經(jīng)理副經(jīng)理、原料采購部采購員

限額100元/月

總經(jīng)辦經(jīng)理助理、物流部經(jīng)理助理、人事部副經(jīng)理、設(shè)備采購部江陰公司采購員、采購助理。

限額150元/月

大客戶部經(jīng)理,各業(yè)務(wù)部經(jīng)理、絕緣漆部副經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理副經(jīng)理、行政部副經(jīng)理、絕緣漆部內(nèi)銷業(yè)務(wù)員

限額200元/月

總公司副總級及以上,總經(jīng)理助理、采購部經(jīng)理(原料、設(shè)備)、設(shè)備采購主管、絕緣漆產(chǎn)品部經(jīng)理、物流部經(jīng)理

全額

注:①項目建設(shè)人員話費補貼:公司項目建設(shè)期間,相關(guān)人員根據(jù)工作需要可提出申請,經(jīng)審批同意可享受話費補貼,待項目結(jié)束取消補貼。

②享受集團短號補貼的員工:生產(chǎn)部主操及以上、各部門因工作需要內(nèi)部聯(lián)系的員工。

③開通集團短號需至行政部開具單位介紹信證明予以加入集團短號,至移動營業(yè)廳辦理。

(3)特殊情況需要享受話費補貼的,由所在部門提出申請,條線副總把關(guān),然后報總經(jīng)理審批。

(4)享受話費補貼的對象,必須保持電量充足、通訊暢通。凡因個人原因影響工作的,視情節(jié)除按公司的相關(guān)規(guī)章制度處理外,扣除當(dāng)月話費補貼或取消補貼。

(5)享受話費補貼的對象,號碼不得隨意變更。如特殊情況需要變更的,必須提前通知報行政部,由行政部做好變更及告知事宜,以免影響正常工作。

(6)一般辦公室員工(不享受話費補貼)使用公司座機聯(lián)絡(luò)工作,由行政部月度對異常話費情況進行登記,固定電話月費超50元/月人員了解工作需求并申請納入移動話費補貼范圍。

  1. 其他
  2. 廣告費用、零星維修費:根據(jù)實際情況,按照先申請審批,再進行。超過1000元費用支出必須簽訂合同,約定條款責(zé)任,由行政部進行行政費用報支。
  3. 工會費、福利費、專利費等每年固定支出費用由行政部按照相應(yīng)規(guī)定費用標(biāo)準(zhǔn)申請行政費用支出,申請時需附帶相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和情況說明。
  4. 涉及保險類費用,參照往年報費費率,按照不高于上年度或低于上年度費用標(biāo)準(zhǔn)進行洽談簽訂。
  5. 流程:發(fā)起人—部門審核—財務(wù)總賬審核—總經(jīng)理審核—財務(wù)總監(jiān)審核—出納。(其中單項費用總額超1000元,必須匯報董事長)

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