前言

合同管理就是管理合同的一系列制度。合同是公司經(jīng)營的主要載體，貫穿公司經(jīng)營始終。合同也是當(dāng)事人之間的法律。什么是合同，合同概括來講就是協(xié)議，這個協(xié)議約定我們需要付出什么，我們能夠得到什么，如果一方不按照協(xié)議執(zhí)行怎么辦。具體法律規(guī)定是這樣的，合同是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。

從橫向上來講，公司經(jīng)營伊始股東合作，我們要簽署股權(quán)合同，公司章程或者合伙人協(xié)議就有這部分內(nèi)容，約定股東間權(quán)利義務(wù)；我們招聘員工，要簽署勞動合同，約定公司和員工之間權(quán)利義務(wù)；我們出售產(chǎn)品，要簽署購銷合同，購進(jìn)原材料，銷售產(chǎn)品，約定購銷雙方的權(quán)利義務(wù)，等等。法律為了更好地指導(dǎo)人們訂立合同，依據(jù)合同的特點制定了各類典型合同具體規(guī)范，比如借款合同、租賃合同、合伙合同等，這里我們就不詳述了。

從縱的方面來看，我們把合同階段分為簽署前，簽署時，履行中以及履行后。簽署前主要是審查對方主體的資信，簽署時主要是審查合同的文本，對我們來講有哪些風(fēng)險點，履行中我們要保留主要節(jié)點證據(jù)，發(fā)生爭議后采取相應(yīng)的措施，履行后我們要對合同進(jìn)行整理歸檔和分析。這些都屬于合同管理的內(nèi)容。

一、通過例子看合同管理

下面我舉幾個例子來說明一下合同管理的重要性。

第一個例子，有不少當(dāng)事人不簽合同，有時候公司沒有這方面的意識，或者甲方不愿意配合簽署合同，一旦發(fā)生糾紛，很難主張自己的權(quán)利。我們有一個客戶，他承攬了寺廟的一個裝修業(yè)務(wù)，寺廟的方丈說我們從來不簽合同的，最終合同也沒有簽成?；罡赏炅艘院螅聫R欠款，這個客戶向法院起訴要求寺廟支付欠款，在沒有簽合同的情況下，首先主體不好確定，寺廟說我當(dāng)初不是針對的你，也就是不是把活包給你了，是包給別人了，他會做這樣的否認(rèn)。其次對方也會部分否認(rèn)，說是有這回事，但是你說的這個金額不對。這時候你就需要提供大量的證據(jù)來證明他確實把裝修業(yè)務(wù)包給你，實際結(jié)算金額是這么多，這個是比較難的。所以不簽合同對乙方來說是非常不利的，如果甲方執(zhí)意不簽合同，作為乙方要么不合作，要么更加注意留存合同洽商以及履行相應(yīng)的證據(jù)。

第二個例子，簽署合同前，還要注意調(diào)查對方的資信情況?，F(xiàn)在各種騙子非常多，防不勝防。有些時候是通過朋友介紹的方式引薦過來的，為什么朋友引薦來騙子呢，有些是朋友也蒙在鼓里，也被騙了，有些呢，可能在其中有利益，所以說不要一看說是朋友介紹的，就不調(diào)查對方的資信了。有個客戶，同一家企業(yè)簽署了一份合同，對方承諾簽署合同后給項目，前提是要支付100萬的保證金。這個企業(yè)承諾自己在雄安新區(qū)有大量的項目。因為是朋友介紹的，這個客戶就沒有認(rèn)真調(diào)查騙子的背景，只是對合同條款進(jìn)行了審查。果不其然，100萬打過去以后，發(fā)現(xiàn)對方是騙子，但為時已晚，這時候再報警、再打官司，一來于事無補，騙子早把錢轉(zhuǎn)移了，二來花費時間精力，三來影響自己的現(xiàn)金流，非常被動。

第三個例子，一個客戶承包了一個建筑項目，項目金額幾千萬元，當(dāng)時雙方使用的示范文本，很多示范文本沒有及時更新，并且示范文本和項目的實際情況并不是特別符合，像建設(shè)工程施工示范合同七八十頁，合同一超過一二十頁，很少有人去認(rèn)真看的，法務(wù)可能都沒有逐條去看，老板更不會看了。這樣的合同針對性是比較差的。在這個案例里，鑒于合同項目金額比較大，雙方作了補充約定，補充約定條款不多，看起來比較方便，但是鑒于主合同條款太多，補充約定和主合同銜接不夠好，也就是說主合同沒有約定或約定不清的，補充約定里也沒有說清楚，比如說停工損失的計算、結(jié)算支付條款，語焉不詳，沒有說清楚，這就為將來客戶維權(quán)埋下了隱患。其次這個客戶也是與人為善的，奉行的是萬不得已，不起訴別人的思想。對關(guān)鍵節(jié)點留痕認(rèn)識也不深刻，因為甲方不能按時支付價款，乙方停工了，但停工長達(dá)四五年的時間，沒有起訴，為啥沒有起訴呢，主要是老板奉行萬不得已不起訴別人的思想，還有甲方老是說錢馬上就到位了，再等等。這一等就是四五年，現(xiàn)在咱們說起來覺得很奇怪，但這種情況在實際中司空見慣，在買方市場中，價款一欠就是好幾年，甚至十幾年，乙方都不去起訴的。因為建設(shè)工程不是其他合同啊，幾十畝的現(xiàn)場總得有人看管吧，如果甲方那天說有錢了，你得及時開工吧，這個項目政府還是要檢查吧，所以乙方在現(xiàn)場留了一些必要的人員。這些人員、設(shè)備以及機械幾年下來損失幾百萬，但是法院以乙方未防止損失擴大為由沒有支持其全部損失。這一下?lián)p失多少錢，損失幾百萬啊。

二、合同管理的重要性

從這三個案例可以看出，不簽合同，事后不好主張權(quán)利；簽合同不審查對方資信，很容易被騙；合同內(nèi)容不完備，合同履行中不注意留存證據(jù)，事后不好維護權(quán)利。所以我們要有契約意識，要簽合同，合同簽署前要審核對方資信，合同簽署中要審查合同文本，合同履行中要對關(guān)鍵節(jié)點留痕，比如我供貨了，供了啥貨，得有送貨單吧，建設(shè)工程甲方要求我變更，有增項，得有簽證吧，我通知對方付款，得有通知記錄吧。這些關(guān)鍵節(jié)點要保留證據(jù)。其次發(fā)生爭議要采取有效措施，比如對方違約了，我們一起協(xié)商，出具一個會議紀(jì)要，或者補充協(xié)議，如果談不出結(jié)果，我們發(fā)個律師函，或者正式通知一下，如果拖了一兩年，還是無法解決問題，我們及時起訴，我們要改變一種觀念，訴訟就是傷和氣，只要到了法庭上，我們事實求實說問題，不虛假陳述，不作偽證，這不是傷和氣，這是文明和進(jìn)步啊，相反相互猜測別人在想什么，什么事情說一半藏一半，最后可能既傷和氣又傷財。

這些東西就是合同管理的內(nèi)容，大家看合同管理重要嗎？是不是非常重要，因為合同是我們公司經(jīng)營的記錄，更是公司經(jīng)營的保證，他明確了我們需要付出什么，我們能得到什么，如果一方違約我們能怎么辦？合同管理就是從合同協(xié)商到簽署、到履行、再到歸檔分析一系列的流程制度，通過這套制度，我們可以達(dá)到三方面的目的，一是預(yù)防控制風(fēng)險，避免不必要的風(fēng)險，控制必要風(fēng)險，什么叫避免不必要的風(fēng)險，就是我們客觀上可以不冒的風(fēng)險，比如說通過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)交易對手是個騙子，或者是個老賴，我們就不要和對方做生意，不要簽合同了，不必要的風(fēng)險就避免了。此外還可以控制必要的風(fēng)險，什么是必要的風(fēng)險呢，就是我們不得不冒的風(fēng)險，比如說我們想和甲方做生意，但甲方說這個合同條款，不能修改，我們要做生意，就得和對方簽合同，這個風(fēng)險就得冒，是必要的風(fēng)險，但是雖然要冒，我們還是有主動性的，比如說里面的風(fēng)險在哪？有多大，如果發(fā)生了我們怎么辦？我們采取什么措施能夠盡量減少風(fēng)險。這些我們要掌握。合同管理第二個可以提高公司經(jīng)營效率，降本增效是任何公司競爭的法寶，公司都在講流程化控制，怎么設(shè)置流程，流程要以合同為中心進(jìn)行設(shè)置，作了很多事情，一個合同沒有簽，是不是圖勞而無功啊，當(dāng)然我們可以說志在長遠(yuǎn)，這是另一個問題，一般情況下，只有簽了合同，公司才能存活吧。以合同來設(shè)置流程，比如說業(yè)務(wù)員談合同，怎么談，如何考核，交付部門履行合同，怎么交付，如何考核，后勤部門管理合同，如何審核分析，如何考核。這樣一捋，通過合同就把全業(yè)務(wù)流程控制了，以合同為中心建立流程化管理，事半功倍。合同管理第三個作用是提高決策質(zhì)量，通過銷售合同的分析，我們可以認(rèn)識到我們的市場在哪，客戶在哪，優(yōu)點在哪，弱點在哪，通過采購合同的分析，我們可以認(rèn)識到我們是否還可以降低運營成本，通過勞動合同的分析，我們可以分析我們的人效如何，潛能是否得到充分發(fā)揮，等等，可以看到，對合同分析完全可以提高決策質(zhì)量。

三、總結(jié)

最后復(fù)盤一下本文主要內(nèi)容：合同是決定我們能獲得什么，我們需要付出什么的協(xié)議，是公司經(jīng)營的主要載體，是公司經(jīng)營的保證。合同的簽署關(guān)系到公司經(jīng)營的方方面面，包括融資、用工、采購、銷售、合作等等。制定完善合同管理制度對公司非常重要，它能夠起到預(yù)防控制風(fēng)險、提高公司經(jīng)營效能、提高公司決策質(zhì)量的作用。合同管理制度主要包括合同簽署前的主體資信調(diào)查、合同簽署中的合同文本考量、合同履行中的關(guān)鍵節(jié)點證據(jù)留存、爭議解決方案以及合同履行后的歸檔分析。

作者簡介

楊林峰 北京江石律師事務(wù)所主任

擅長領(lǐng)域：建設(shè)工程合同糾紛、金融訴訟、不正當(dāng)競爭、勞動爭議

楊林峰律師是北京江石律師事務(wù)所主任，共產(chǎn)黨員，曾任第三屆北京市朝陽區(qū)律師協(xié)會權(quán)保委副秘書長，現(xiàn)任第四屆北京市朝陽區(qū)律師協(xié)會行業(yè)規(guī)則工作委員會副主任。專注企業(yè)法律事務(wù)及企業(yè)訴訟業(yè)務(wù)領(lǐng)域，擅長大型、復(fù)雜商事爭議解決，累計辦理訴訟爭議過千件，擁有豐富的執(zhí)業(yè)經(jīng)驗。一些典型案例如祥源文化（趙薇）投資者集體索賠案，北京地區(qū)銀行儲戶網(wǎng)銀盜刷全額獲賠案，亞馬遜所屬公司員工勞動爭議案，物美員工生命權(quán)、健康權(quán)、身體權(quán)糾紛案等，為后來的類案起到示范作用，實現(xiàn)了客戶合法權(quán)益和法律價值、社會價值的多贏局面。