前言：近日，易臣簽約為某省xx科學(xué)院協(xié)同辦公系統(tǒng)三期升級(jí)改造，基于統(tǒng)一門(mén)戶(hù)平臺(tái)，對(duì)公文管理、日常工作如人事/用車(chē)、內(nèi)控管理、綜合審批流程等功能模塊進(jìn)行全面優(yōu)化，打造連接人、數(shù)據(jù)、信息和業(yè)務(wù)流程一體化智能協(xié)同，形成一站式工作管理，實(shí)現(xiàn)單位及下屬各研究所平臺(tái)、用戶(hù)協(xié)同，提高業(yè)務(wù)執(zhí)行效率。

項(xiàng)目背景

科技不斷發(fā)展，信息化水平不斷提高，該政府部門(mén)在早期攜手易臣進(jìn)行了一系列數(shù)字化辦公應(yīng)用，高了協(xié)同效率。然而，隨著單位業(yè)務(wù)規(guī)模、人員規(guī)模的不斷變化，信息化系統(tǒng)逐漸增多，長(zhǎng)期下來(lái)，出現(xiàn)了不少管理難點(diǎn)：

第一：該xx科學(xué)院及下屬各研究所原來(lái)的規(guī)劃缺乏統(tǒng)一辦公平臺(tái)，內(nèi)部使用多套不同的信息系統(tǒng)和應(yīng)用，導(dǎo)致在實(shí)際操作過(guò)程中出現(xiàn)信息孤島和數(shù)據(jù)孤島；工作人員在使用的時(shí)候需要來(lái)回切換登錄使用，容易出現(xiàn)信息遺漏和處理不及時(shí)的情況，阻礙了辦公效率的提升和統(tǒng)一管控。

第二，原有系統(tǒng)用于公文傳輸、日常工作流程，如人力資源、內(nèi)控管理等未能全線覆蓋單位工作、管控需求，需要在原有功能上改動(dòng)或者新增批量流程，以及優(yōu)化公文電子化流轉(zhuǎn)。

第三，現(xiàn)有辦公系統(tǒng)采用傳統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)，移動(dòng)化改造困難。缺乏統(tǒng)一移動(dòng)辦公平臺(tái)，不利于隨時(shí)隨地隨需開(kāi)展工作，不利于及時(shí)處理日常公務(wù)，影響辦公效率。

目前該xx科學(xué)院需要持續(xù)、逐步進(jìn)行數(shù)字化升級(jí)，故簽約易臣進(jìn)行協(xié)同辦公系統(tǒng)三期升級(jí)改造。

數(shù)字化升級(jí)藍(lán)圖

本期協(xié)同辦公系統(tǒng)升級(jí)改造項(xiàng)目的建設(shè)確保在現(xiàn)有平臺(tái)基礎(chǔ)上，以易學(xué)易用、實(shí)用、靈活、可擴(kuò)展為基礎(chǔ)，對(duì)公文管理進(jìn)行全面優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)全院公文互聯(lián)互通上傳下達(dá)；豐富公車(chē)管理功能，實(shí)現(xiàn)租車(chē)申請(qǐng)、派車(chē)管理、用車(chē)租車(chē)臺(tái)賬、用車(chē)統(tǒng)計(jì)；新增考勤管理、人事管理、采購(gòu)管理、預(yù)算管理、綜合審批等功能模塊。優(yōu)化提升平臺(tái)基礎(chǔ)能力，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一消息推送、統(tǒng)一文件搜索，優(yōu)化流程引擎，并對(duì)平臺(tái)服務(wù)端文件進(jìn)行加密管理等功能。

典型升級(jí)優(yōu)化場(chǎng)景

一、公文管理

1、實(shí)現(xiàn)各研究所向院機(jī)關(guān)部門(mén)分進(jìn)行發(fā)文功能，院機(jī)關(guān)部門(mén)收到研究所發(fā)文后，以部門(mén)收文形式進(jìn)行文件審批及流轉(zhuǎn)。

2、公文套紅：提供公文正文套紅功能，公文起草時(shí)采用無(wú)紅頭普通模板進(jìn)行編輯，通過(guò)審批成文后可進(jìn)行正文套紅。

3、正文預(yù)覽優(yōu)化：優(yōu)化公文正文、附件在線預(yù)覽功能。

4、表單辦理意見(jiàn)內(nèi)容顯示優(yōu)化：表單辦理意見(jiàn)內(nèi)容顯示優(yōu)化，根據(jù)流程環(huán)節(jié)設(shè)置，如該流程環(huán)節(jié)存在多部門(mén)審批填寫(xiě)意見(jiàn)時(shí)，支持實(shí)現(xiàn)設(shè)置打開(kāi)表單僅顯示本人部門(mén)填寫(xiě)的意見(jiàn)內(nèi)容。

二、公車(chē)管理

1、用車(chē)申請(qǐng)：優(yōu)化現(xiàn)有用車(chē)申請(qǐng)審批管理功能，兼容院機(jī)關(guān)及各下屬研究所的應(yīng)用需求。

2、租車(chē)申請(qǐng)：提供租車(chē)申請(qǐng)審批管理，實(shí)現(xiàn)租車(chē)在線審批、跟蹤及管理。

3、派車(chē)管理：提供車(chē)輛調(diào)度管理功能，對(duì)于臨時(shí)用車(chē)及通過(guò)審批的用車(chē)申請(qǐng)進(jìn)行車(chē)輛調(diào)度確保用車(chē)不沖突，車(chē)輛及時(shí)安排。

4、車(chē)輛管理：提供車(chē)輛信息管理，包括車(chē)輛基本信息、司機(jī)信息、車(chē)輛維修記錄信息等管理。

5、用車(chē)、租車(chē)臺(tái)賬：提供用車(chē)、租車(chē)臺(tái)帳管理，形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)，便于后期用車(chē)情況可統(tǒng)計(jì)分析。

6、統(tǒng)計(jì)報(bào)表：提供用車(chē)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括用車(chē)統(tǒng)計(jì)、租車(chē)統(tǒng)計(jì)、維修統(tǒng)計(jì)等。

三、考勤管理

1、請(qǐng)休假管理：優(yōu)化現(xiàn)有請(qǐng)休假申請(qǐng)審批流程，實(shí)現(xiàn)可根據(jù)不同的請(qǐng)休假類(lèi)型或天數(shù)控制流程審批走向。

2、銷(xiāo)假管理：提供銷(xiāo)假申請(qǐng)審批管理，與請(qǐng)休假申請(qǐng)審批自動(dòng)對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)按實(shí)進(jìn)行銷(xiāo)假。

3、出差申請(qǐng)：提供出差申請(qǐng)審批管理，實(shí)現(xiàn)出差申請(qǐng)?jiān)诰€實(shí)時(shí)審批、跟蹤及管理。實(shí)現(xiàn)出差審批與租車(chē)審批一件事審批。

4、加班申請(qǐng)：優(yōu)化現(xiàn)有加班申請(qǐng)審批管理，生成加班臺(tái)帳，與“調(diào)休假”數(shù)據(jù)形成對(duì)應(yīng)。

5、領(lǐng)導(dǎo)干部外出：整合領(lǐng)導(dǎo)干部外出審批申請(qǐng)審批管理實(shí)現(xiàn)考勤一體化管理。

6、年休假管理：提供年休假配置管理，實(shí)現(xiàn)年休假類(lèi)型調(diào)協(xié)，年假自動(dòng)生成、有效期管理、假期使用等規(guī)則進(jìn)行管理。

7、考勤統(tǒng)計(jì)：提供考勤數(shù)據(jù)報(bào)表統(tǒng)計(jì)管理功能。

四、人事管理

1、人事信息：對(duì)現(xiàn)有的人事信息(包括編內(nèi)、編外及研究生信息)管理功能進(jìn)行優(yōu)化，形成詳細(xì)的人事臺(tái)賬及人事管理記錄，同時(shí)可以根據(jù)人事工作時(shí)長(zhǎng)自動(dòng)生成人員年假天數(shù)。

2、人事服務(wù)：提供招聘、入職、轉(zhuǎn)崗、離職申請(qǐng)審批管理，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)?jiān)诰€實(shí)時(shí)審批、跟蹤及管理。

3、人事信息統(tǒng)計(jì)：提供人事信息多緯度的統(tǒng)計(jì)分析功能,支持個(gè)人進(jìn)行信息修改，支持人事信息的導(dǎo)入導(dǎo)出。

五、采購(gòu)管理

1、采購(gòu)申請(qǐng)：提供政府采購(gòu)申請(qǐng)審批(可關(guān)聯(lián)合同申請(qǐng))管理和非政府采購(gòu) 2000 元以上申請(qǐng)審批管理，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)?jiān)诰€、實(shí)時(shí)審批、跟蹤及管理。

2、合同管理：提供合同審批、合同備案功能，實(shí)現(xiàn)合同簽訂后的備案登記，紙質(zhì)合同掃描件上傳及管理。

3、材料設(shè)備管理：提供材料設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù)、出庫(kù)審批管理，全面數(shù)字化庫(kù)存管理，支持材料設(shè)備庫(kù)存臺(tái)帳的導(dǎo)出功能。

六、預(yù)算管理

1、預(yù)算申請(qǐng)審批：提供預(yù)算報(bào)送申請(qǐng)、申請(qǐng)審批單查詢(xún)功能，用戶(hù)可進(jìn)行追蹤預(yù)算報(bào)送申請(qǐng)流程，預(yù)算報(bào)送申請(qǐng)通過(guò)后生成預(yù)算臺(tái)賬。

2、事前支出審批：提供事前支出申請(qǐng)、申請(qǐng)審批單查詢(xún)功能，有利于用戶(hù)單位費(fèi)用支出全程可視化管理，有效控制費(fèi)用合規(guī)支出。

3、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批：提供費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)、申請(qǐng)審批單查詢(xún)功能，用戶(hù)可進(jìn)行追蹤費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)流程，申請(qǐng)審批通過(guò)后進(jìn)行預(yù)算扣減，生成對(duì)應(yīng)支出臺(tái)賬。

4、預(yù)算臺(tái)賬管理：用戶(hù)通過(guò)預(yù)算報(bào)送申請(qǐng)審批通過(guò)后生成預(yù)算臺(tái)賬，事前支出及費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批通過(guò)后對(duì)部門(mén)預(yù)算進(jìn)行扣減，生成使用記錄，可查詢(xún)明細(xì)按需導(dǎo)出。

七、綜合審批

1、宿舍、飯卡申請(qǐng)：提供宿舍、飯卡申請(qǐng)審批管理，線上完成宿舍、飯卡信息的錄入，還可以進(jìn)行宿舍評(píng)比管理統(tǒng)計(jì)，入住、退宿、費(fèi)用信息可直接在后臺(tái)系統(tǒng)查看。

2、工作交接申請(qǐng)審批：提供工作交接申請(qǐng)審批管理，實(shí)現(xiàn)工作交接申請(qǐng)?jiān)诰€實(shí)時(shí)審批、跟蹤及管理。

3、快速搭建業(yè)務(wù)流程審批：易臣低代碼開(kāi)發(fā)平臺(tái)為院機(jī)關(guān)快速搭建所需標(biāo)準(zhǔn)流程應(yīng)用，如維修審批，接待審批等不含業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交互的單體流程審批應(yīng)用。

八、移動(dòng)辦公

針對(duì)公文管理、公車(chē)管理、考勤管理、人事管理、預(yù)算管理、采購(gòu)管理等優(yōu)化及提供功能，對(duì)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公應(yīng)用，讓公務(wù)人員隨時(shí)、隨地、隨需要處理工作事務(wù)，提供在移動(dòng)終端上進(jìn)行流程申請(qǐng)及審批、支持手寫(xiě)批注、手寫(xiě)簽名審批，能夠進(jìn)行公文辦理，并能夠在移動(dòng)終端上支持與流程相關(guān)的信息關(guān)聯(lián)透視。

優(yōu)勢(shì)特色

1、統(tǒng)一消息推送：實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)中的待辦、通知、提醒等消息的統(tǒng)一推送，推送至手機(jī) APP客戶(hù)端。

2、統(tǒng)一文件搜索：實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)跨模塊的全文搜索，包括對(duì)表單字段、正文、附件等信息全文搜索。

3、流程引擎優(yōu)化：實(shí)現(xiàn)院機(jī)關(guān)與下屬各研究所的跨單位文件流轉(zhuǎn)，支持各種分子流程的應(yīng)用場(chǎng)景。

4、系統(tǒng)服務(wù)端加密：協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件 (正文及附件)進(jìn)行加密，具備協(xié)同辦公系統(tǒng)查閱權(quán)限的人員查看、下載時(shí)自動(dòng)解密；能夠有效防止直接從服務(wù)器端拷貝文件導(dǎo)致文件內(nèi)容外泄。

5、系統(tǒng)對(duì)接：提供統(tǒng)一的接入服務(wù)，將該院協(xié)同辦公系統(tǒng)與下屬各所協(xié)同辦公系統(tǒng)集成對(duì)接，實(shí)現(xiàn)院、所異構(gòu)系統(tǒng)之間的公文上傳下達(dá)，以及一體化流程審批。

整體應(yīng)用價(jià)值

本次項(xiàng)目新增的業(yè)務(wù)功能覆蓋該省xx科學(xué)院及下屬各研究所，形成以該科學(xué)院為主導(dǎo)的統(tǒng)一協(xié)同管理運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，通過(guò)一個(gè)平臺(tái)統(tǒng)一管控，支持下屬使用單位根據(jù)各自需要進(jìn)行配置調(diào)整以滿足其辦公管理需求。針對(duì)本次項(xiàng)目新開(kāi)發(fā)的功能模塊，易臣為院機(jī)關(guān)及各研究所提供不少于 3 次的使用培訓(xùn)。