高效合同流程構(gòu)建指南：從制度與流程到審批權(quán)限的全方位解讀

摘要：本文旨在為企業(yè)提供一份構(gòu)建高效合同流程的實(shí)用指南，從制度與流程的建立、需求與采購(gòu)審批的協(xié)調(diào)、審批標(biāo)準(zhǔn)、審批方式到權(quán)限管理等方面進(jìn)行詳細(xì)解讀。通過(guò)本文，您將了解如何建立清晰、規(guī)范的合同流程，提高采購(gòu)活動(dòng)的效率與質(zhì)量，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。

在之前的文章中，我通過(guò)具體案例闡述了合同流程管理的重要性及其對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的影響。

在供應(yīng)鏈與采購(gòu)領(lǐng)域，曉閑以其深厚的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和前瞻性的見(jiàn)解脫穎而出。

他擁有六年財(cái)務(wù)分析經(jīng)驗(yàn)，深知供應(yīng)鏈管理與財(cái)務(wù)分析的緊密聯(lián)系，并致力于通過(guò)二者的融合提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和成本控制。

曉閑不僅關(guān)注于優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)鏈管理，更致力于引領(lǐng)行業(yè)探索財(cái)務(wù)與投資分析在采購(gòu)領(lǐng)域的應(yīng)用，力圖開(kāi)創(chuàng)全新的行業(yè)視角。

作為供應(yīng)鏈領(lǐng)域的資深人士，他憑借豐富的經(jīng)驗(yàn)和獨(dú)到的洞察力，在企業(yè)管理與流程優(yōu)化方面具備獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。

他的目標(biāo)是成為能夠講財(cái)務(wù)與投資分析的采購(gòu)第一人，為行業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

今天，我將為您詳細(xì)解讀如何構(gòu)建這樣一個(gè)流程，助您在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。

一、制度與流程：奠定合同管理基石

首先，要明確整個(gè)流程的邊界和職能的邊界

要在公司內(nèi)部形成對(duì)流程和制度達(dá)成共識(shí)。

在公司內(nèi)部形成共識(shí)，確保各部門對(duì)流程和制度有準(zhǔn)確、清晰的理解。這需要通過(guò)組織相關(guān)方進(jìn)行溝通，明確各職能部門的邊界，并評(píng)估流程執(zhí)行中可能存在的障礙和沖突。

對(duì)于大型、矩陣型及業(yè)務(wù)復(fù)雜的企業(yè)，更應(yīng)以書面形式明確組織流程和制度，確保流程的一致性和可操作性。

其次，要組織企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)部門的培訓(xùn)

針對(duì)專門部門去對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保關(guān)聯(lián)部門對(duì)于制度和流程的理解是準(zhǔn)確的、清晰的和一致的。

二、需求與采購(gòu)審批：協(xié)同推進(jìn)，避免浪費(fèi)

采購(gòu)需求的審批把關(guān)是重要環(huán)節(jié)。

不合理的需求如果在采購(gòu)需求審批環(huán)節(jié)中直接被放過(guò)，到采購(gòu)環(huán)節(jié)后，即容易出現(xiàn)凡申請(qǐng)皆投入人力成本開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)，將導(dǎo)致人力成本的浪費(fèi)，但大量采購(gòu)活動(dòng)審批環(huán)節(jié)無(wú)法獲得通過(guò)。

其中的關(guān)鍵在于2點(diǎn)：

1.誰(shuí)為采購(gòu)申請(qǐng)的合理性承擔(dān)責(zé)任

通常而言，采購(gòu)申請(qǐng)的合理性的第一責(zé)任人應(yīng)當(dāng)是需求部門的負(fù)責(zé)人。

由他負(fù)責(zé)卡一個(gè)采購(gòu)需求的第一關(guān)。

如果最終整個(gè)部門發(fā)生了大量的不合理采購(gòu)行為，那么，這個(gè)部門的負(fù)責(zé)人將要承擔(dān)不合理采購(gòu)行為的主要責(zé)任。

不過(guò)，這里有例外情況。

那就是：某個(gè)部門所有的采購(gòu)行為都是屬于某個(gè)投資項(xiàng)目的部門級(jí)采購(gòu)行為，如果整個(gè)項(xiàng)目都錯(cuò)了，那么，失敗采購(gòu)的主要責(zé)任應(yīng)當(dāng)由投資項(xiàng)目的決策方承擔(dān)，通常而言，要么是CEO、CFO、COO、研發(fā)總監(jiān)、總經(jīng)理等核心管理層、董事會(huì)等等這些角色中全部或者主要決策方承擔(dān)。

當(dāng)然，某種情況下，董事會(huì)等角色并沒(méi)有實(shí)際決策權(quán)而是有大股東操控的投資行為，那么，大股東則應(yīng)當(dāng)承擔(dān)主要責(zé)任，當(dāng)然，在企業(yè)治理結(jié)構(gòu)合理的企業(yè)中，大股東發(fā)揮決策權(quán)時(shí)，往往最終落實(shí)的責(zé)任主體是董事會(huì)，因此，董事會(huì)依然是第一個(gè)背鍋的。

2.誰(shuí)負(fù)責(zé)審批采購(gòu)申請(qǐng)

通常而言，采購(gòu)申請(qǐng)的審批人如果不具備相應(yīng)的審批權(quán)限或者不勝任審批，就容易導(dǎo)致原本不該發(fā)生的采購(gòu)活動(dòng)發(fā)生了，導(dǎo)致了大量的人力成本的發(fā)生。

這里需要明確：誰(shuí)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)一項(xiàng)采購(gòu)需求的審批權(quán)。

通常而言，企業(yè)內(nèi)部承擔(dān)采購(gòu)需求審批權(quán)的人主要有：采購(gòu)負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人、物料需求計(jì)劃崗以及采購(gòu)人員。

在一個(gè)合理的采購(gòu)流程中，一般最好關(guān)鍵采購(gòu)申請(qǐng)的審批人一定要有采購(gòu)負(fù)責(zé)人，因?yàn)樗遣少?gòu)流程的主要審批人，如果他不認(rèn)可一項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)，即使采購(gòu)需求在流程上審批通過(guò)，那么，最終在采購(gòu)合同的審批環(huán)節(jié)中，他有非常大的概率會(huì)否則這項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)，即使采購(gòu)價(jià)格等各個(gè)方面都合理。

當(dāng)然，例外情況下，企業(yè)制度約束是：凡是經(jīng)過(guò)審批的采購(gòu)需求都必須被執(zhí)行，此時(shí)，該采購(gòu)負(fù)責(zé)人將沒(méi)有權(quán)限因?yàn)椴少?gòu)需求的審批而拒絕一項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)。

不過(guò)，有趣的問(wèn)題在于：現(xiàn)實(shí)情況下，在很多場(chǎng)合下，企業(yè)內(nèi)部很少有人能拍著胸脯說(shuō)——我們的采購(gòu)申請(qǐng)必須執(zhí)行，原因是——大家對(duì)一項(xiàng)采購(gòu)需求的合理性還是無(wú)法做到100%自信的，畢竟其中涉及到——花了公司的錢且要對(duì)效益負(fù)責(zé)。

三、采購(gòu)審批的標(biāo)準(zhǔn)：客觀公正，確保效益

采購(gòu)審批標(biāo)準(zhǔn)是一項(xiàng)采購(gòu)行為究竟能不能被批準(zhǔn)的客觀標(biāo)準(zhǔn)。

當(dāng)我們?cè)u(píng)價(jià)一個(gè)采購(gòu)活動(dòng)是否應(yīng)當(dāng)被批準(zhǔn)時(shí)，其中的客觀標(biāo)準(zhǔn)主要包括如下幾個(gè)方面：

采購(gòu)價(jià)格和交易條件：包括付款方式、保質(zhì)期、交貨期限等等

合同條款

交付期限

預(yù)算管控

采購(gòu)合理性

采購(gòu)方式

審批人在拒絕批準(zhǔn)采購(gòu)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)基于客觀標(biāo)準(zhǔn)而非個(gè)人主觀喜好

當(dāng)采購(gòu)審批人拒絕批準(zhǔn)一項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)時(shí)，其關(guān)注的條件應(yīng)當(dāng)是客觀的，而非個(gè)人的主觀喜好，確保審批的公正性和合理性。

比如：審批人可以因?yàn)闊o(wú)法為采購(gòu)價(jià)格的合理性承擔(dān)責(zé)任而暫不予批準(zhǔn)合同，但不應(yīng)當(dāng)因?yàn)樽陨淼臓顟B(tài)和情緒而拒絕這項(xiàng)采購(gòu)行為。

四、采購(gòu)審批方式以及管理人風(fēng)格：靈活適應(yīng)，提升效率

采購(gòu)審批方式是指：企業(yè)通過(guò)何種媒介和渠道完成某個(gè)采購(gòu)合同的批準(zhǔn)或者拒絕。

采購(gòu)審批方式的選擇應(yīng)基于企業(yè)文化和實(shí)際需求。

線上審批與線下審批各有優(yōu)缺點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況靈活選擇。同時(shí)，審批人的管理風(fēng)格也會(huì)影響審批效率和質(zhì)量。

舉例來(lái)說(shuō)：

曉閑工作的第一家企業(yè)，公司有一個(gè)不成文的管理風(fēng)格，如果遇到合同審批時(shí)，只要老板辦公室沒(méi)有政府官員，你可以隨時(shí)敲門進(jìn)去找老板，只要合同的審批節(jié)點(diǎn)到了老板那里，不論任何時(shí)候。

而韓資企業(yè)則有些不同，由于韓國(guó)企業(yè)比較講究尊卑有序以及重視領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間安排，當(dāng)我們需要總經(jīng)理審批時(shí)，往往會(huì)將大量的采購(gòu)訂單集中交給總經(jīng)理審批，且需要選擇合適的時(shí)間去。

因此，企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)審批人具備高效、公正、負(fù)責(zé)任的審批態(tài)度，以提升合同流程的整體效率。

五、采購(gòu)審批的權(quán)限管理：權(quán)責(zé)明確，保障執(zhí)行

采購(gòu)審批權(quán)限的管理是一個(gè)高效流程的重要環(huán)節(jié)。

權(quán)限管理是合同流程中的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)明確各級(jí)審批人的權(quán)限和職責(zé)，確保流程的有序執(zhí)行。同時(shí)，建立合理的權(quán)限調(diào)整機(jī)制，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和市場(chǎng)需求的變化。

通常情況下，企業(yè)對(duì)于采購(gòu)活動(dòng)的權(quán)限管理，往往是按照重要性對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行分級(jí)管理的。

比如：采購(gòu)金額達(dá)到一定規(guī)模的，最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)；采購(gòu)金額在什么范圍的，直接由采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)；而采購(gòu)金額達(dá)到一定程度的，則先經(jīng)過(guò)采購(gòu)經(jīng)理審批后，最終再由采購(gòu)總監(jiān)批準(zhǔn)。

而某些情況下，對(duì)于采購(gòu)金額非常少的，則可能會(huì)直接由采購(gòu)員自行決策，不需要采購(gòu)經(jīng)理以及更高級(jí)別的管理者批準(zhǔn)。

在采購(gòu)活動(dòng)中，不同的場(chǎng)景和企業(yè)文化下，會(huì)采取不同的采購(gòu)審批權(quán)限。

比如：要追求高效的采購(gòu)流程效率的管理文化之下，企業(yè)可能就會(huì)將提高低等級(jí)采購(gòu)規(guī)模的金額，比如原來(lái)1000元以下的采購(gòu)活動(dòng)不需要采購(gòu)經(jīng)理審批的，現(xiàn)在將標(biāo)準(zhǔn)提高到2000元以下。

這種模式主要適合于企業(yè)的發(fā)展總體向好，企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展表現(xiàn)在進(jìn)步的企業(yè)中。

而對(duì)于嚴(yán)格追求采購(gòu)活動(dòng)審批的管理風(fēng)格，可能會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)價(jià)值0.5元的東西都需要采購(gòu)經(jīng)理來(lái)審批一次，在這種情況下，企業(yè)會(huì)對(duì)采購(gòu)支出行為進(jìn)行更加嚴(yán)格的管控，往往比較適合于企業(yè)資金趨于緊張或者企業(yè)采購(gòu)部門組織架構(gòu)不完善等情況。

六、其他方面

除了審批權(quán)限外，其他方面也會(huì)對(duì)一個(gè)高效的合同審批流程產(chǎn)生一定的影響，比如一項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)要經(jīng)過(guò)多少個(gè)部門和多少人審批。

比如原材料采購(gòu)的合同審批環(huán)節(jié)設(shè)置了采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)總監(jiān)、流程管理、法務(wù)經(jīng)理、法規(guī)經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理、計(jì)劃經(jīng)理、質(zhì)量保證經(jīng)理、公司總裁、公司董事長(zhǎng)等多人審批的流程。

這樣一個(gè)采購(gòu)審批流程究竟是否合理呢？

答案是不確定，因?yàn)橐环莺侠淼牟少?gòu)審批流程往往需要遵循精益管理的原則，即：投入最低成本，實(shí)現(xiàn)最高效率。

企業(yè)投入在審批中的人員越多，企業(yè)的投入成本越高，但回報(bào)可能不一定會(huì)增加。

通常在流程中的審批人越多時(shí)，流程的時(shí)間成本也就越高，此外，管理者都要花時(shí)間在審批上，會(huì)導(dǎo)致管理者的時(shí)間被這個(gè)環(huán)節(jié)占用。

此外，投入的審批人越多，如果審批人不能承擔(dān)足夠的主動(dòng)把關(guān)義務(wù)，那么，審批人越多，采購(gòu)行為的可靠性也就越低，因?yàn)槊恳粋€(gè)人都可能認(rèn)為其他人已經(jīng)審過(guò)了，自己隨便看一看就好了，走個(gè)形式就好。

通過(guò)本文的解讀，相信您已經(jīng)對(duì)如何構(gòu)建高效合同流程有了清晰的認(rèn)識(shí)。一個(gè)高效、規(guī)范的合同流程不僅能提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和質(zhì)量，還能為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。在未來(lái)的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，

我將繼續(xù)為您分享更多關(guān)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)與流程優(yōu)化的實(shí)用經(jīng)驗(yàn)和見(jiàn)解。

請(qǐng)關(guān)注我，轉(zhuǎn)發(fā)本文，讓我們一起在企業(yè)運(yùn)營(yíng)的道路上不斷前行，創(chuàng)造更加輝煌的成就！

曉閑致力于為企業(yè)提供供應(yīng)鏈管理方面的解決方案，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)績(jī)的持續(xù)增長(zhǎng)。同時(shí)，他也關(guān)注采購(gòu)管理者的個(gè)人成長(zhǎng)，希望通過(guò)分享經(jīng)驗(yàn)和策略，幫助他們?cè)诼殬I(yè)生涯中取得更大的突破。

無(wú)論您是企業(yè)家、供應(yīng)鏈管理者還是對(duì)此領(lǐng)域感興趣的讀者，曉閑都?xì)g迎您繼續(xù)探索高效供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的奧秘，共同駛向成功的彼岸。