“放管服”是簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)的簡稱。近年來，國家各級管理部門連續(xù)發(fā)文，要求在科研管理工作中落實“放管服”要求，做好簡化程序，將放權(quán)和管理有效結(jié)合，優(yōu)化各項科研服務(wù)。

下文以北京科學(xué)學(xué)研究中心（現(xiàn)已更名為“北京市科學(xué)技術(shù)研究院創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略研究所”，以下簡稱“中心”）為研究對象，以項目預(yù)算占比最高，無發(fā)票報銷的勞務(wù)費專家咨詢費全流程管理為案例，剖析在防范內(nèi)控風(fēng)險的基礎(chǔ)上如何在軟科學(xué)研究單位實現(xiàn)“放管服”。

勞務(wù)費和專家咨詢費概念

勞務(wù)費和專家咨詢費是科研項目預(yù)算科目的重要組成部分，也是軟科學(xué)研究單位科研經(jīng)費中占比最大的預(yù)算科目。

科研單位對這兩個科目的預(yù)算控制比例一般無限制，支出結(jié)果直接付給個人，無法提供通常意義上的納稅機(jī)打發(fā)票。因此，查實勞務(wù)費和咨詢費一直是軟科學(xué)研究單位內(nèi)部風(fēng)險管理工作的難點。

《北京市科技計劃項目(課題) 經(jīng)費管理辦法》中規(guī)定，勞務(wù)費是指在項目（課題）實施過程中支付給項目（課題）組成員、參與項目研究的研究生、博士后、訪問學(xué)者以及項目（課題）組聘用的研究人員、科研輔助人員的勞務(wù)性費用。項目（課題）組臨時聘用人員的社會保險補助納入勞務(wù)費科目中列支。財政供養(yǎng)人員不得列支勞務(wù)費。

專家咨詢費主要是指在項目實施過程中支付給臨時聘請的咨詢專家的費用，專家咨詢費不得支付給參與項目研究及管理相關(guān)的工作人員。2017年，北京科學(xué)學(xué)研究中心出臺咨詢費管理辦法，規(guī)定項目組可根據(jù)專家咨詢意見對項目研究的貢獻(xiàn)，在上限范圍內(nèi)發(fā)放咨詢費。

勞務(wù)費與咨詢費的

主要風(fēng)險點和關(guān)鍵崗位分析

管理流程

在內(nèi)控體系建設(shè)框架下，單位建立管理制度，規(guī)范了科研項目中勞務(wù)費與咨詢費的支出由單位財務(wù)統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬給勞務(wù)人員或者專家個人的流程。中心自2014年內(nèi)部風(fēng)險控制體系建立以來，勞務(wù)費與咨詢費支出被納入重點風(fēng)險監(jiān)控范圍，相關(guān)部門設(shè)計了內(nèi)部風(fēng)險管控措施。

勞務(wù)費、咨詢費管理流程

主要風(fēng)險點和應(yīng)對措施

從對勞務(wù)費、咨詢費支出流程的分析來看，易產(chǎn)生的主要風(fēng)險是部分人員虛構(gòu)勞務(wù)人員或?qū)＜业墓ぷ鲀?nèi)容，套取科研經(jīng)費。

1）控制簽字權(quán)限，多重審核防范支出風(fēng)險。中心勞務(wù)費與咨詢費的支出須由項目負(fù)責(zé)人簽字后，經(jīng)科研管理部歸口審核，再由部門主管領(lǐng)導(dǎo)在權(quán)限范圍內(nèi)審核，最后交財務(wù)管理部門審核后方可報銷。

2）證明合理合規(guī)，費用發(fā)放要有理有據(jù)。單位對勞務(wù)費、咨詢費進(jìn)行系統(tǒng)管理，項目組根據(jù)研究需要在預(yù)算范圍內(nèi)據(jù)實支出，需要調(diào)整時，相關(guān)負(fù)責(zé)人須根據(jù)對應(yīng)的管理辦法履行調(diào)整手續(xù)。中心設(shè)計了勞務(wù)費與專家咨詢費明細(xì)表，要求項目組列明支出標(biāo)準(zhǔn)與專家職稱職務(wù)情況，并根據(jù)支付經(jīng)費情況在報銷材料中列出支出說明。

3）單位統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬，保證經(jīng)費直達(dá)收款人賬戶。勞務(wù)費及專家費報銷時，須由單位統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬，報銷人員需要填寫收款人詳細(xì)信息，由財務(wù)人員匯總合并計稅后，直接轉(zhuǎn)賬給相關(guān)勞務(wù)人員和咨詢專家。

關(guān)鍵崗位

關(guān)鍵崗位是內(nèi)部風(fēng)險控制體系中與資金流動密切關(guān)聯(lián)、在工作流程中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險最大的一系列崗位的總和。

1）勞務(wù)人員/專家信息的申報人。這類人員須了解勞務(wù)人員和專家的工作內(nèi)容，能夠提供勞務(wù)人員和專家的所有備案信息及工作內(nèi)容。

2）報銷經(jīng)辦人。主要是各部門的財務(wù)科研助理，在接收到申報人提供的信息后，須根據(jù)單位要求做好備案及明細(xì)單，在內(nèi)控系統(tǒng)中提交報銷申請。

3）項目負(fù)責(zé)人。對報銷內(nèi)容有決策權(quán)，負(fù)責(zé)核定勞務(wù)人員和專家的工作內(nèi)容、支出標(biāo)準(zhǔn)與項目預(yù)算和單位制度是否一致。

4）項目負(fù)責(zé)人所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)以及中心領(lǐng)導(dǎo)，在管理權(quán)限范圍內(nèi)對報銷質(zhì)量負(fù)有監(jiān)管職責(zé)。

關(guān)鍵崗位及工作職責(zé)

勞務(wù)費與咨詢費的“放管服”實踐

中心的“放管服”實踐主要是鎖定關(guān)鍵崗位，在嚴(yán)控支出風(fēng)險的基礎(chǔ)上，給予項目組盡可能多的自主管理權(quán)限。

簡化管理流程，下“放”適當(dāng)權(quán)限給科研人員

下放權(quán)限后，項目負(fù)責(zé)人的權(quán)責(zé)范圍明顯增大，減少了報銷人員找各級領(lǐng)導(dǎo)簽字的次數(shù)。另一方面，原來由科研管理部歸口審核的費用支出規(guī)范性，也調(diào)整為由項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行自我審核。這兩項權(quán)限的下放，使單位勞務(wù)費與咨詢費的支出效率提升了近一倍。

勞務(wù)費、咨詢費支出權(quán)限下“放”前后對比

以制度化建設(shè)明確責(zé)任，做好“管”理

在制度建設(shè)方面，中心修訂了《北京科學(xué)學(xué)研究中心人員庫管理辦法》（簡稱《辦法》）?！掇k法》結(jié)合科技計劃項目提出的“健全勞務(wù)費分配制度”的要求，引入聘用合同管理理念，設(shè)計了簡單實用的勞務(wù)工作確認(rèn)書，用于臨時勞務(wù)人員的管理。

勞務(wù)工作確認(rèn)書

修訂單位咨詢費管理辦法，合理設(shè)計各類專家的咨詢費上限，由項目負(fù)責(zé)人根據(jù)每個專家對項目的貢獻(xiàn)確認(rèn)專家費的具體金額。明確了工作流程和內(nèi)控關(guān)鍵崗位職責(zé)，在勞務(wù)費與專家費支出過程中，明確勞務(wù)人員和專家的信息申報人處在第一關(guān)鍵崗位，項目負(fù)責(zé)人處在第二關(guān)鍵崗位。

精準(zhǔn)解讀明細(xì)單，明確簽字人責(zé)任。中心依托“人員庫管理系統(tǒng)”在線生成明細(xì)單，通過由項目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的辦法，確定其管理責(zé)任。同時，對于系統(tǒng)中“自制”的明細(xì)單，給出通常意義上發(fā)票的解讀。

北京科學(xué)學(xué)研究中心系統(tǒng)導(dǎo)出的明細(xì)單

加強培訓(xùn)，對單位內(nèi)參與各類科研管理制度、財務(wù)管理制度、內(nèi)控管理流程相關(guān)工作的員工展開系統(tǒng)培訓(xùn)，讓所有人員都充分了解中心管理制度的核心要求和重要意義，使制度內(nèi)化為行動。同時結(jié)合相關(guān)員工在工作中發(fā)現(xiàn)的問題，對重點人員提供一對一指導(dǎo)。

著力推進(jìn)在線監(jiān)管精準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)提取快捷化。中心上線了人員庫管理系統(tǒng)，全程記錄勞務(wù)費與咨詢費的支出過程，內(nèi)控監(jiān)督小組可定期根據(jù)管理制度，分項目按條件查詢支出情況，發(fā)現(xiàn)問題時可及時和項目組溝通，有效預(yù)防各種風(fēng)險。

建立信息化管理平臺，提供優(yōu)質(zhì)“服”務(wù)

1）設(shè)計管理軟件，記錄勞務(wù)費、專家費支出過程

中心投入使用的人員庫管理系統(tǒng)由科研管理部和財務(wù)管理部聯(lián)合設(shè)計，注重減少中間環(huán)節(jié)，致力于做強后臺計算、共享功能，使報銷經(jīng)辦人一次錄入收款人基本信息和銀行信息，就能同時完成支出信息備案和報銷明細(xì)信息輸出兩項工作，且直接打印的明細(xì)單各項信息皆符合管理制度要求。

2）設(shè)計程序自動校驗，撞庫自動合并計稅，利用信息化平臺減少一般性錯誤

人員庫管理系統(tǒng)通過設(shè)計身份證號碼校驗功能，確保錄入號碼的正確性；工作人員在線提交明細(xì)單時，系統(tǒng)將身份證號碼相同的人員撞庫合并計稅，同時給出提交者合并計稅后的結(jié)果，確保報銷程序在線自動完成。

3）稅前、稅后自主選擇

人員庫管理系統(tǒng)保留了報銷經(jīng)辦人員的主動選擇權(quán)，推出稅前/稅后選擇菜單。當(dāng)報銷人員完成一張明細(xì)單設(shè)計并提交保存時，根據(jù)報銷經(jīng)辦人的選擇，系統(tǒng)將自動修改非控制項。

4）再次生成明細(xì)單操作

若需要給同一勞務(wù)人員連續(xù)數(shù)月多次發(fā)放費用時，在同一項目下，經(jīng)辦人可以直接使用“再次生成”菜單，將上次該勞務(wù)人員的明細(xì)信息直接導(dǎo)入編輯狀態(tài)進(jìn)行修改。

5）明細(xì)單撤回操作

如果明細(xì)單中人員信息未被重復(fù)計稅，經(jīng)辦人隨時可以撤回；如果已經(jīng)重復(fù)計稅，系統(tǒng)將提示該經(jīng)辦人后續(xù)哪位同事在流程上進(jìn)行了操作，經(jīng)辦人可根據(jù)系統(tǒng)提示聯(lián)系該同事進(jìn)行撤回，提供更具個性化的服務(wù)。

6）全單位共享已入庫信息，減少錄入頻次，提高正確率

工作人員可使用“全庫查詢”菜單查詢歷年來已轉(zhuǎn)賬過的人員信息，引入勞務(wù)人員和專家的基本信息。共享功能大幅提高了工作人員正確率和工作效率。

7）財務(wù)人員直接讀取轉(zhuǎn)賬信息和報稅信息，效率翻倍

人員庫管理系統(tǒng)設(shè)計了轉(zhuǎn)賬信息化文件格式和內(nèi)容，使導(dǎo)出的文件符合不同銀行的轉(zhuǎn)賬要求。此外，系統(tǒng)可以直接按月導(dǎo)出納稅申報文件，全庫還會實時更正財務(wù)人員和報銷經(jīng)辦人反饋的庫內(nèi)錯誤信息。

小結(jié)與建議

分類別做好管理制度設(shè)計，主觀上不想出錯

項目管理辦法要充分考慮人的價值，分項目類別體現(xiàn)科研人員貢獻(xiàn)。對競爭性科研項目的間接經(jīng)費比例做細(xì)化區(qū)分，提高對以腦力勞動為主的基礎(chǔ)研究和軟科學(xué)研究人員的獎勵。

承認(rèn)項目組人員的貢獻(xiàn)，在調(diào)動項目組成員的積極性的基礎(chǔ)上，按需要科學(xué)預(yù)算，從根本上防范勞務(wù)費與咨詢費的支出風(fēng)險。

加強內(nèi)控體系建設(shè)，客觀上不能出錯

要加強制度設(shè)計和流程細(xì)化管理，通過定期輪換關(guān)鍵崗位人員控制風(fēng)險；加強對關(guān)鍵崗位人員的培訓(xùn)，邀請審計、紀(jì)檢等相關(guān)部門人員，根據(jù)科研事業(yè)單位在勞務(wù)費與咨詢費支出過程中存在的問題進(jìn)行專項培訓(xùn)，闡述各類違規(guī)案例及違規(guī)的后果，使大家了解風(fēng)險、不斷規(guī)范自身行為。同時發(fā)揮內(nèi)控監(jiān)督部門的職能，在平時做好專項抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題。

提高信息化管理水平，實踐中不會出錯

應(yīng)充分發(fā)揮管理的主動性和積極性，科研管理與財務(wù)管理部門做好聯(lián)合聯(lián)動；在了解經(jīng)辦人需求、項目管理要求、經(jīng)費支出管理要點的基礎(chǔ)上，設(shè)計本單位信息化管理方案，通過優(yōu)化報銷流程，引導(dǎo)科研人員形成良好工作習(xí)慣，解決報銷人員負(fù)擔(dān)；全面考慮勞務(wù)費和咨詢費支出的風(fēng)險，設(shè)計好關(guān)鍵環(huán)節(jié)，基于大數(shù)據(jù)做到風(fēng)險可控，真正實現(xiàn)全流程精細(xì)化管理，提高工作效率。

來源：北京科學(xué)學(xué)