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一、規(guī)劃采購業(yè)務內(nèi)部控制流程

1.采購計劃編制流程

2.采購預算管理流程

3.供應商選擇控制流程

4.采購詢價比價流程

5.采購談判管理流程

6.采購合同管理流程

7.采購交期管控流程

8.采購質(zhì)量控制流程

9.采購驗收管理流程

10.采購結算管理流程

二、制定采購業(yè)務內(nèi)部控制制度

1.采購預算管理制

采購預算是采購業(yè)務的起始環(huán)節(jié)，因涉及對采購用款的規(guī)劃。為使采購預算編制合理、符合實際，且與生產(chǎn)經(jīng)營計劃相協(xié)調(diào)，中小企業(yè)一般由生產(chǎn)、銷售等需求部門提出物資需求計劃，由采購部結合庫存物資平衡計算、統(tǒng)籌規(guī)劃。

為制定合理、可行的采購預算并嚴格進行控制，中小企業(yè)須制定采購預算的管理制度，具體示例如下。

制度名稱：采購預算管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為加強對公司采購預算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度。

第2條 適用范圍

本制度適用于公司采購預算管理工作。

第3條 職責劃分

1．公司總經(jīng)理負責采購預算的審批。

2．采購部負責根據(jù)采購計劃編制采購預算，并嚴格執(zhí)行。

3．財務部協(xié)助采購部制定采購預算，整合公司整體預算，并監(jiān)督采購預算的執(zhí)行情況。

第2章 采購預算的編制

第4條 采購預算編制原則

1．實事求是原則。

2．留有余地原則。

3．比質(zhì)比價原則。

第4條 采購預算編制目標

1．編制合理，可使采購部進行采購時按預算進行，控制采購費用的支出，節(jié)省成本。

2．方便財務部門據(jù)此籌措和安排采購所需的資金，保證資金支付的準確性與及時性。

第5條 采購預算影響因素

在編制采購預算時，采購部應充分考慮以下7種影響采購預算的因素，具體如下圖所示。

第6條 采購預算編制依據(jù)

1．生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資數(shù)量。

2．預計的物資期末庫存量。

3．本期計劃末結轉庫存量。結轉庫存量由倉儲部和采購部根據(jù)各種物資的安全庫存量和提前采購期進行確認。

4．物資計劃價格。物資計劃價格由采購部根據(jù)物資的當前價格，結合可能影響物資價格變化的因素進行確定。

第7條 采購預算編制方法

采購部須根據(jù)物資采購的具體內(nèi)容，選擇合適的采購預算方法，如固定預算、彈性預算、滾動預算、增量預算、零基預算和定期預算等，具體如下表所示。

第8條 編制采購預算

1．采購部應采用目標數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結合的方法確定預算數(shù)，并據(jù)此編制采購預算草案，報財務部審核。

2．采購部應與財務部進行協(xié)商，在充分考慮到公司的現(xiàn)實狀況、市場狀況和公司預算整體的基礎上，綜合平衡采購預算草案。

3．采購部應根據(jù)平衡過的采購計劃草案編制正式的采購預算，并報總經(jīng)理審批。

4．在編制采購預算的過程中，采購部必須對預算留有適當?shù)挠嗔?，以應付可能出現(xiàn)的緊急采購情況。

第3章 采購預算的執(zhí)行與調(diào)整

第9條 采購預算的執(zhí)行

1．經(jīng)核定的分期采購預算，當期未動用的，不得保留；如確有需要，下期補辦相關手續(xù)。

2．未列入預算的緊急采購，由使用部門領用后，補辦追加相關手續(xù)。

3．采購預算由使用部門嚴格執(zhí)行，其他部門予以監(jiān)督。

第10條 預算外采購

預算外采購行為必須經(jīng)采購部經(jīng)理、總經(jīng)理逐級審批后方可執(zhí)行，否則必須按采購預算相關內(nèi)容辦理采購。

第11條 采購預算調(diào)整前提

遇有下列情況之一者，采購預算需要進行調(diào)整。

1．公司經(jīng)營方向發(fā)生變更。

2．受重大自然災害的影響。

3．公司內(nèi)部重大政策調(diào)整。

4．外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟事件、宏觀政策的調(diào)整等。

5．市場經(jīng)濟形勢發(fā)生重大變化，導致公司經(jīng)營目標需要調(diào)整。

第12條 采購預算調(diào)整程序

采購預算的調(diào)整審批程序須與編制審批程序保持一致，不得更改。

第4章 附則

第13條 本制度由采購部負責解釋和修改。

第14條 本制度自公布之日起執(zhí)行。

2.供應商管理制度

供應商即采購渠道成員，中小企業(yè)對供應商的選擇直接影響采購的價格與物資的質(zhì)量。若供應商選擇不當可能導致采購物資質(zhì)量不達標、采購費用偏高等問題，從而引致相關經(jīng)營風險。

所以，為合理選擇采購供應商，保證采購價格合理性、物資質(zhì)量可靠性與供應及時性，保障生產(chǎn)、銷售等活動順利開展、減少相關風險，中小企業(yè)應制定采購供應商的管理制度，具體示例如下。

3.采購價格控制制度

采購價格直接決定了采購成本的高低，以最低的價格采購到質(zhì)量最高的物資，也是中小企業(yè)開展采購內(nèi)控的基本任務。

中小企業(yè)在確定采購價格時，主要存在著因采購定價方法不科學、價格審議不嚴謹?shù)炔缓侠憩F(xiàn)象，由此可能為企業(yè)帶來資金損失。因此，企業(yè)應規(guī)范采購價格管理措施，制定相關的采購價格控制制度。

制度名稱：采購價格控制制度

第1章 總則

第1條 目的

為盡量降低采購價格，控制采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。

第2條 適用范圍

生產(chǎn)所需各項原料、輔料、設備、配件及辦公物資的采購價格控制，除其他特殊形式或有特殊要求外，均依照本制度處理。

第3條 職責劃分

1．采購部

（1）采購部經(jīng)理負責指導、監(jiān)督采購專員進行詢價、比價、議價的實施，并對采購專員編制的采購申請報告等進行審核、審批。

（2）采購專員根據(jù)采購申請表，負責采購物資價格的估價、詢價、比價、議價等相關工作，并制定采購報價單。

（3）負責收集有關供應價格信息，督促相關人員完善價格檔案，更新相關重要物資的價格檔案。

2．財務部

財務部經(jīng)理授權相關財務人員調(diào)查了解市場狀況和物資的采購價格情況，制定物資采購底價。

3．價格審議小組

價格審議小組主要由公司財務部、采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部等相關部門選派主管及以上級別人員組成，其主要工作職責如下。

（1）負責審議采購報價單價格，并最終確定采購價格。

（2）督促采購部積極進行采購價格詢價、議價工作并對采購部議價工作進行考核。

（3）盡量降低采購價格，同時保證采購質(zhì)量。

第4條 術語解釋

本制度所指采購底價，是指公司采購物資時愿意支付的最高價格。

第2章 采購價格底價確定

第5條 采購底價確定依據(jù)

財務部門須依據(jù)采購預算制定采購價格的底價。

第6條 搜集確定底價所需資料

財務部制定采購底價時，需調(diào)查收集以下相關資料。

1．公司以往采購記錄。

2．市場調(diào)查資料。

3．報載行情。

4．同業(yè)公會牌價。

5．著名公司的報價。

6．臨時向有關工廠詢價。

7．其他機構調(diào)查的采購價格。

第7條 采購底價計算

1．財務部根據(jù)合理的物資成本、人工成本及作業(yè)方法，計算物資的采購價格，其計算公式如下。

采購底價=總成本 采購對象的預期利潤

總成本=采購需求量×采購價格 標準時間×（單位時間工資率 單位時間費用率）×（1 修正系數(shù)）

預期利潤=單位時間費用率×預期利潤

2．標準時間包括主要作業(yè)時間和準備時間，修正系數(shù)產(chǎn)生原因有為特急品而加班、趕工及試作等。

3．財務部操作時，若供應商無法接受底價時，財務部需根據(jù)各采購項目的資料，逐一檢討分析原因。原因合理的，則報財務部經(jīng)理和主管副總審批后，修正采購項目底價。

4．財務部在利用公式計算的基礎上，可綜合利用成本加成法、市價法、投資報酬率法等方法進一步調(diào)整、確定。

第3章 詢價及議價

第8條 成立價格審議小組

1．價格審議小組的負責人一般是采購主管副總。

2．小組秘書由主管副總選派非采購部門人員擔任。

3．組員由各相關部門主管及以上級別的人員或其指定人員組成。

第9條 詢價及議價流程

1．價格審議小組在確定采購底價的基礎上，確定議價目標并傳達采購部進行詢價。

2．采購部制作報價單并向供應商分發(fā)，供應商填報后由采購部對報價單進行審查并進行報價分析。

3．采購部根據(jù)分析結果制定議價方案、確定議價議程，做好議價準備。

4．采購部與供應商接洽談判，合理應用談判技巧與供應商展開議價。

5．采購部根據(jù)議價達成的一致結果填寫“請購單”報請價格審議小組進行審議。

第10條 報價分析方法

采購部對供應商報價進行分析可采用以下4種方法。

1．固定成本與變動成本分析法：根據(jù)采購數(shù)量預測單位采購價格，對價格的固定成本與可變成本進行分析，議價可從可變成本入手督促供應商降價。

2．數(shù)量折扣分析法：如進行大宗采購時，單位價格減少的比例小于少量采購時的減少比例，可由此找出議價空間。

3．組合報價分析法：企業(yè)對不同供應商提供的分項明細報價表進行同類項目的對比分析，就某一分項成本因素的合理性提出異議，達到降低供應商報價的目的。

4．變動報價分析法：分析比較各供應商之間產(chǎn)品競爭力的高低，適用于只能掌握采購產(chǎn)品中最大分項成本的情況。

第4章 采購價格審議

第11條 采購價格審議流程

1．采購專員根據(jù)詢價、比價、議價結果編制采購報價單，經(jīng)采購部經(jīng)理簽字后，提交財務部。采購報價單應包含采購物資名、規(guī)格、使用部門、數(shù)量、供貨商報價、商定價格、供貨商詳細信息、交貨周期等內(nèi)容。

2．財務部根據(jù)采購部送達的采購報價單和采購底價，填制并復核“采購價格審議表”，連同“采購報價單”一并提交至價格小組進行審議。進行價格審議之前，價格審議小組須明確采購物資的相關信息，主要內(nèi)容有以下5點。

（1）采購物資基本信息，如規(guī)格、用途、質(zhì)量標準等。

（2）采購物資的安全庫存。

（3）采購物資庫存成本費用情況。

（4）采購物資的替代品情況。

（5）采購物資的底價及其他。

3．價格審議小組在了解采購物資的基礎上，根據(jù)財務部提交的表格了解供應商情況，主要包括以下6部分。

（1）供應商實際報價。

（2）供應商產(chǎn)品質(zhì)量及穩(wěn)定性。

（3）供應商信用狀況。

（4）供應商交貨期。

（5）供應商優(yōu)惠政策。

（6）供應商經(jīng)營狀況。

4．價格審議小組根據(jù)“采購報價單”和“采購價格審批表”，召開小組會議，討論價格審議方法，并由此審議價格。

（1）審議通過的，審議秘書通知采購部辦理采購。

（2）審議未通過的，審議秘書向采購部傳達價格審議小組的意見和未通過原因，采購部根據(jù)結果，重新選擇供應商議價，并努力改進采購工作。

5．價格審議小組成員會簽審議表，小組秘書向采購部、財務部等相關部門傳達審議結果。采購部門根據(jù)審議結果，辦理采購或重新與供應商議價等。

第12條 價格審議注意事項

1．明確降低采購價格并不等同于降低采購成本。采購價格降低并不是完全意味著采購成本的降低，采購價格也并不是影響采購成本的唯一因素。審議小組同樣應注意采購交期、采購周期、質(zhì)量穩(wěn)定性等影響采購成本的重要因素。

2．明確價格審議的目標。審議小組在保證采購質(zhì)量和及時采購供應的基礎上盡量降低采購價格，而并不是單單地審議采購單價。

3．價格審議過程中，價格審議小組需考慮采購報價日到審議價格日期間采購物資的價格波動情況和市場通貨膨脹水平等市場因素的影響。

第5章 附則

第13條 本制度由采購部制定，并負責解釋和修改。

第14條 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起實施。

4.結算付款管理制度

結算付款是采購業(yè)務的最后一個環(huán)節(jié)，在供應商按時按質(zhì)提供物資后，中小企業(yè)應對采購預算、合同、相關單據(jù)等審核無誤后，按合同規(guī)定及時付款。在此環(huán)節(jié)中，該環(huán)節(jié)主要存在付款審核、付款金額把控不嚴、付款方式不恰當?shù)葐栴}，可能導致資金損失風險。

為此，中小企業(yè)應建立付款結算的管理制度對采購付款環(huán)節(jié)相關事項進行規(guī)范，以減少問題和風險的產(chǎn)生，具體如下所示。

三、設計采購業(yè)務內(nèi)部控制記錄和憑證

采購質(zhì)量保證協(xié)議

采購付款結算清單

#內(nèi)部控制##流程設計##制度設計#

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